HR Business (Administrative) Manager (m/w/d)

Vienna Permanent

Added 21/05/2024

  • Sympathisch und dynamisch orientiertes Unternehmen.
  • Spannende und anspruchsvolle Position mit langfristiger Ausrichtung.

About Our Client

Unser Kunde mit Hauptsitz in der Schweiz ist der weltweit (sehr international) größter Hersteller von Aromen und Duftstoffen. Das Unternehmen verfügt über Tochtergesellschaften, ist an über 181 Standorten vertreten und beschäftigt weltweit ca. 16000 Mitarbeiter (m/w/d).

Job Description

Lokale HR-Agenden: (50%)

  • Verwalten Sie die Registrierung interner/externer Mitarbeiter von GIV AT und Expatriates bei Behörden
  • Bereiten Sie Arbeitsverträge und andere Dokumente zur Beschäftigungsregistrierung vor
  • Erster Ansprechpartner für arbeitsrechtliche Fragen an Comp. Manager und regionaler HR-Manager
  • Unterstützen Sie Einstellungs-, Entlassungs-, Kündigungs-, Ruhestands- und Abordnungsprozesse
  • Koordinieren Sie den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter
  • Stellen Sie die Einhaltung lokaler Datenschutzbestimmungen sicher
  • Definieren Sie in Zusammenarbeit mit dem Benefits Manager und dem Unternehmensleiter Nebenleistungen für die Mitarbeiter, z.B. Altersversorgung
  • Unterstützung des regionalen kaufmännischen Leiters und Unternehmensleiters Österreich bei administrativen Aufgaben



Allgemeine Dienstleistungen: (30%)

  • Verhandeln Sie Verträge mit Lieferanten
  • Überwachung und Entwicklung von Prozessen zur Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs (Einkäufe, Reisen, Bargeld, Facility-Management, Flottenmanagement, Versicherungen)
  • Verwalten Sie die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Einhaltung der österreichischen Sicherheitsvorschriften und vertreten Sie GIV AT bei internen/externen Sicherheitsaudits *
  • Seien Sie Mitglied des Krisenmanagementteams und stellen Sie die Umsetzung der Krisensicherheitsregeln und -verfahren sicher
  • Stellen Sie sicher, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden, und schulen Sie das Team in den Verfahren
  • Organisieren Sie interne und externe Veranstaltungen, z.B. Investorenkonferenz, Europäisches Führungstreffen
  • Überwachung und Schulung des Verwaltungsassistenten



The Successful Applicant

Finance-Agenden: (20%)

  • Verwalten Sie Buchhaltung, Reporting und Lohnabrechnung in Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter
  • Seien Sie ein autorisierter Bankangestellter und kümmern Sie sich um Zahlungen, Bargeld und Bankgarantien
  • Unterstützung des Budgetplanungsprozesses

What's on Offer

Für diese Position wird ein Bruttojahresgehalt von mindestens € 70.000,- geboten. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung. Selbstverständlich bietet das Unternehmen eine Vielzahl an Benefits an (z.B. Pensionsplan, Essenzuschüsse, bezahlte Parkplätze etc.)

Quote job ref
JN-052024-6427416

Job summary

Sector
Human Resources
Sub Sector
HR Manager
Industry
Business Services
Location
Vienna
Contract Type
Permanent
Job Reference
JN-052024-6427416

At PageGroup, we don't just accept difference - we celebrate it.

We are committed to providing an environment of mutual respect where equal employment opportunities are available to all applicants and teammates without regard to race, colour, religion, pregnancy, national origin, age, physical and mental disability, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, and any other characteristic protected by applicable law.

At PageGroup, we don't just accept difference - we celebrate it. We are committed to providing opportunities for all.

If you need any support or adjustments throughout the internal application process, please tell us.

Further, if you want to know if the location of this job is LGBTQ friendly, ask us for our Pride@Page Committee Contact for a confidential conversation and/or check out this resource: https://www.iglta.org/destinations/travel-guides/lgbtq-safety-guide/. PageGroup encourages members of the LGBTQ community to apply for internal opportunities; while we can't change local laws and customs, we'll do everything we can to prepare you for your next role and find a location that works for you and your loved ones.