Office Coordinator (m/w/d) Teilzeit

Wien Festanstellung

Aktualisiert am 27/01/2022

  • Sei das Herzstück unseres Business
  • Internationales schnelllebendes Unternehmen

Firmenprofil

Die PageGroup ist eines der global führenden Personalberatungsunternehmen und in 36 Ländern mit mehr als 7.000 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vertreten; in Österreich sind wir mit einem hochmodernen Büro am Wiener Quartier Belvedere präsent. Aufgrund unseres ambitionierten Wachstumskurses suchen wir einen Office Coordinator (m/w/d) TZ (bis zu 30 Stunden), die unsere Erfolgsgeschichte aktiv mitgestalten möchten. Werde Teil der PageGroup und eines großartigen Teams!

Aufgabengebiet

  • Als Ansprechpartner für bürotechnische Aufgaben fungieren, einschließlich: Wartung, Mailing, Vorräte, Ausrüstung und Geräte, Rechnungen, Besorgungen, Einkäufe
  • Arrangieren von Meetings und Terminen
  • Organisieren des Bürolayouts und Bestellen von Büromaterialien und Geräten
  • Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
  • Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um die Bürorichtlinien bei Bedarf zu aktualisieren
  • Organisieren der Büroabläufe und -verfahren
  • Absprache mit der IT-Abteilung zu allen technischen Angelegenheiten
  • Verwalten von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern
  • Allgemeine Unterstützung von Besuchern
  • Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
  • Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)
  • Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit
  • Planen interner oder externer Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen

Anforderungsprofil

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant
  • Matura; weitere Qualifikation als Administrative Assistant oder Sekretär sind von Vorteil
  • Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Aufgaben, -systeme und -verfahren
  • Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
  • Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)
  • Hervorragende Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
  • Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld
  • Kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen

Vergütungspaket

  • Einen abwechslungsreichen Job in einem hoch motivierten Team
  • Ein positives Arbeitsumfeld geprägt von Offenheit, flachen Hierarchien
  • Ein modernes Büro im Herzen Wiens
Referenznummer
JN-012022-4570826

Zusammenfassung

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Office & Management Support
Näheres Berufsfeld
Sachbearbeitung
Branche
Business Services
Ort
Wien
Vertragsart
Festanstellung
Referenznummer
JN-012022-4570826