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Aktualisiert am 27/01/2022
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- Internationales schnelllebendes Unternehmen
Firmenprofil
Die PageGroup ist eines der global führenden Personalberatungsunternehmen und in 36 Ländern mit mehr als 7.000 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vertreten; in Österreich sind wir mit einem hochmodernen Büro am Wiener Quartier Belvedere präsent. Aufgrund unseres ambitionierten Wachstumskurses suchen wir einen Office Coordinator (m/w/d) TZ (bis zu 30 Stunden), die unsere Erfolgsgeschichte aktiv mitgestalten möchten. Werde Teil der PageGroup und eines großartigen Teams!
Aufgabengebiet
- Als Ansprechpartner für bürotechnische Aufgaben fungieren, einschließlich: Wartung, Mailing, Vorräte, Ausrüstung und Geräte, Rechnungen, Besorgungen, Einkäufe
- Arrangieren von Meetings und Terminen
- Organisieren des Bürolayouts und Bestellen von Büromaterialien und Geräten
- Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
- Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um die Bürorichtlinien bei Bedarf zu aktualisieren
- Organisieren der Büroabläufe und -verfahren
- Absprache mit der IT-Abteilung zu allen technischen Angelegenheiten
- Verwalten von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern
- Allgemeine Unterstützung von Besuchern
- Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
- Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)
- Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit
- Planen interner oder externer Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen
Anforderungsprofil
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant
- Matura; weitere Qualifikation als Administrative Assistant oder Sekretär sind von Vorteil
- Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Aufgaben, -systeme und -verfahren
- Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
- Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)
- Hervorragende Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
- Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld
- Kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen
Vergütungspaket
- Einen abwechslungsreichen Job in einem hoch motivierten Team
- Ein positives Arbeitsumfeld geprägt von Offenheit, flachen Hierarchien
- Ein modernes Büro im Herzen Wiens
Referenznummer
JN-012022-4570826
Zusammenfassung
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- Office & Management Support
- Näheres Berufsfeld
- Sachbearbeitung
- Branche
- Business Services
- Ort
- Wien
- Vertragsart
- Festanstellung
- Referenznummer
- JN-012022-4570826
