Tipps für ein erfolgreiches Vorstellungs-gespräch

Eine erfolgreiche Mitarbeiterauswahl ist in Zeiten von Fachkräftemangel, Hybrid Work und wachsender Transparenz auf dem Arbeitsmarkt ein zentraler Wettbewerbsfaktor. Ein professionell geführtes Bewerbungsverfahren ermöglicht es Kandidaten, ihre fachlichen und persönlichen Kompetenzen im Kontext Ihrer Unternehmensziele zu präsentieren und verschafft Ihnen gleichzeitig einen authentischen Eindruck. Das Vorstellungsgespräch ist heute weit mehr als eine Prüfungssituation: Es ist ein Dialog auf Augenhöhe und ein entscheidender Touchpoint Ihrer Employer Brand. Die Art, wie Sie Interviews führen, gibt direkten Aufschluss über Ihre Unternehmenskultur und beeinflusst maßgeblich die Candidate Experience.

Eine fundierte Vorbereitung ist die Basis für ein professionelles Interview. Analysieren Sie den Lebenslauf des Kandidaten im Detail und gleichen Sie Qualifikationen systematisch mit dem Anforderungsprofil ab. Definieren Sie vorab klare Bewertungskriterien und Kompetenzen (fachlich, methodisch, sozial), um Vergleichbarkeit zwischen Kandidaten sicherzustellen. Machen Sie sich Notizen zu Themen, die Sie im Dialog vertiefen möchten.

Mit der Unterstützung einer Personalberatung wie Michael Page erhalten Sie im Vorfeld wichtige Zusatzinformationen zum Kandidaten und können das Interview zielgerichteter aufsetzen, von der Kompetenzprüfung bis zur kulturellen Passung. Erfahren Sie hier, wie Sie von unserer Zusammenarbeit profitieren.

Entscheidend für die Gestaltung des Bewerbungsgesprächs ist eine ruhige und entspannte Atmosphäre, in der sich ein konzentrierter Dialog entfalten kann. Wählen Sie ein geeignetes Team aus, das Sie ins Gespräch begleitet. Unterschiedliche Perspektiven tragen zu einem vollständigen Bild des Kandidaten bei und helfen Ihnen, Eindrücke zu objektivieren. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Vorstellungsgespräch. Notieren Sie in Stichpunkten ein Gesprächsgerüst, um den roten Faden nicht zu verlieren und lassen Sie auch Raum für Fragen und den einen oder anderen unerwarteten Exkurs.

Übernehmen Sie nach der Begrüßung die Gesprächsinitiative. Stellen Sie sich und Ihr Team vor und berichten Sie kurz über Ihre Rolle im Unternehmen. Geben Sie dem Kandidaten einen ersten Einblick in die Unternehmensstruktur und erklären Sie, wie die freie Stelle darin eingeordnet ist. Achten Sie darauf, die Informationen für den Bewerber verständlich zu gestalten, insbesondere in hybriden oder virtuellen Interviewformaten, in denen Kontext und Kultur weniger „nebenbei“ transportiert werden.

Gehen Sie auf die Gründe für die Stellenausschreibung ein. Fassen Sie Anforderungen und Erwartungen zusammen, die an die Position geknüpft sind (z. B. Kernaufgaben, Schnittstellen, Ziele in den ersten 6–12 Monaten, Arbeitsmodell wie Hybrid/Remote, Teamsetup und Führung). Ihre Erläuterungen bilden die Grundlage für den Abgleich mit den Qualifikationen des Kandidaten. Geben Sie zum Ende des Einführungsteils eine Übersicht über den weiteren Gesprächsverlauf. Im Anschluss gehört das Wort dem Bewerber.

Geben Sie dem Kandidaten Gelegenheit, sich im Bewerbungsgespräch zu präsentieren

Geben Sie Ihrem Gegenüber während des Interviews Zeit, frei über berufliche Erfahrungen zu berichten. Damit testen Sie nicht nur die kommunikativen Fähigkeiten, sondern gewinnen auch Einblicke in Strukturierungsvermögen, Reflexionsfähigkeit und Ergebnisorientierung. Achten Sie dabei auf Temperament, Körpersprache, Ausstrahlung und Bereitschaft, sich auf den Kontakt mit Ihnen einzulassen, Hinweise, die im Video-Interview anders wirken können als vor Ort.

Bemühen Sie sich während des gesamten Verlaufs um eine praxisnahe Gestaltung des Bewerbungsgesprächs. Prüfen Sie beispielsweise die spontane Reaktionsfähigkeit Ihres Gegenübers mit kurzen Gedankenspielen zu realistischen Konflikt- oder Priorisierungssituationen. Arbeiten Sie mit kompetenzbasierten Fragen (z. B. nach der STAR-Logik: Situation, Aufgabe, Handlung, Ergebnis), um Antworten besser vergleichbar zu machen. Mit umsichtig lenkenden Fragen behalten Sie den Gesprächsverlauf jederzeit in der Hand – ohne ihn zu dominieren.

Stellen Sie das mögliche Arbeitsverhältnis in den Mittelpunkt und klären Sie alle wichtigen Fragen dazu. Gewinnen Sie zudem einen Überblick über die fachlichen Qualifikationen des Kandidaten, seinen Werdegang und die Prioritäten, die er für seine Karriereentwicklung setzt. Hinterfragen Sie dabei auch sein persönliches Interesse an der ausgeschriebenen Position und an Ihrem Unternehmen (Motivation, Wertepassung, Erwartungen an Führung und Zusammenarbeit, Lern- und Entwicklungsperspektive).

Klären Sie gegen Ende des Gesprächs formale und organisatorische Fragen zur Gehaltsvorstellung, zu Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitsort, Reisetätigkeit, flexible Arbeitszeiten) sowie zum angestrebten Eintrittsdatum. Wenn Sie eine reibungslose Übergabe und einen guten Start sicherstellen möchten, lohnt es sich, das Onboarding früh mitzudenken, insbesondere bei Remote- oder hybriden Setups. Finden Sie passende Anregungen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wichtige Punkte und Eindrücke sollten Sie während des Gesprächs in Notizen festhalten, ohne dabei die Aufmerksamkeit vom Bewerber abzuwenden. Nutzen Sie – wenn möglich – ein einheitliches Bewertungsraster für alle Interviewer, um die Vergleichbarkeit zu erhöhen und unbewusste Verzerrungen zu reduzieren.

Geben Sie dem Gespräch einen angenehmen Abschluss. Informieren Sie den Kandidaten über den weiteren Ablauf des Bewerbungsverfahrens und darüber, wann er mit Feedback und nächsten Schritten rechnen kann. Gerade im aktuellen Marktumfeld ist eine schnelle, transparente Kommunikation ein wichtiger Erfolgsfaktor, um gute Kandidaten nicht zu verlieren.

Ordnen und ergänzen Sie mit Ihrem Team in einer abschließenden Bestandsaufnahme die Notizen. Ein kritischer Rückblick erleichtert eine spätere Einordnung der verschiedenen Kandidaten. Bewerten Sie dabei nicht nur die aktuelle Eignung, sondern auch Entwicklungspotenzial, Lernfähigkeit und die Passung zum Team, Kriterien, die in dynamischen Rollen zunehmend wichtiger werden.

Mit diesen Tipps werden Sie erfolgreich Vorstellungsgespräche führen und den bestmöglichen Kandidaten für Ihr Unternehmen finden. Sie haben offene Vakanzen? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.